Laptop aufklappen, Meerblick genießen und nach Feierabend direkt an den Strand: Eine Workation verbindet mobiles Arbeiten mit einem Aufenthalt im Ausland. Was unkompliziert klingt, kann für Arbeitgeber und Beschäftigte jedoch steuerliche, sozialversicherungsrechtliche und arbeitsrechtliche Folgen haben.
Deshalb gilt: Eine Workation sollte nicht wie ein gewöhnlicher Urlaub behandelt, sondern vorab sorgfältig geprüft und mit dem Arbeitgeber abgestimmt werden.
Was ist eigentlich eine Workation?
Der Begriff setzt sich aus „Work“ und „Vacation“ zusammen. Anders als bei einer klassischen Dienstreise geht die Initiative häufig vom Arbeitnehmer aus: Statt vom heimischen Arbeitsplatz oder Homeoffice wird für einige Tage oder Wochen beispielsweise aus einem Ferienhaus in Spanien oder einer Wohnung in Italien gearbeitet.
Entscheidend ist dabei: Auch wenn der Auslandsaufenthalt privat motiviert ist, wird die berufliche Tätigkeit tatsächlich in einem anderen Staat ausgeübt. Damit können die dort geltenden Vorschriften relevant werden.
Wo muss der Arbeitslohn versteuert werden?
Eine häufige Annahme lautet: Wer weniger als 183 Tage im Ausland arbeitet, muss sich um steuerliche Fragen keine Gedanken machen. Ganz so einfach ist es nicht.
Bei grenzüberschreitender Tätigkeit richtet sich die Besteuerung insbesondere nach dem jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) zwischen Deutschland und dem Tätigkeitsstaat. Nach den in vielen DBA enthaltenen Regelungen kann der Tätigkeitsstaat grundsätzlich ein Besteuerungsrecht für die dort ausgeübte Arbeit erhalten.
Die bekannte 183-Tage-Regelung kann unter bestimmten Voraussetzungen dafür sorgen, dass das Besteuerungsrecht beim Ansässigkeitsstaat verbleibt. Dafür müssen jedoch weitere Bedingungen erfüllt sein. Unter anderem spielen der Arbeitgeber und die Frage eine Rolle, ob die Vergütung von einer Betriebsstätte im Tätigkeitsstaat getragen wird.
Die bloße Aussage „unter 183 Tagen ist alles steuerfrei“ ist deshalb zu pauschal.
Bei einer kurzen Workation eines in Deutschland beschäftigten Arbeitnehmers bleibt das Besteuerungsrecht in vielen typischen Konstellationen zwar in Deutschland. Trotzdem sollte der konkrete Fall geprüft werden – insbesondere bei längeren oder regelmäßig wiederkehrenden Aufenthalten.
Sozialversicherung: Die A1-Bescheinigung nicht vergessen
Neben der Lohnsteuer ist die Sozialversicherung ein zentraler Punkt. Innerhalb der EU beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums und in der Schweiz sorgen europäische Koordinierungsregelungen grundsätzlich dafür, dass Beschäftigte nicht gleichzeitig den Sozialversicherungssystemen mehrerer Staaten unterliegen.
Auch eine vom Arbeitnehmer gewünschte Workation kann sozialversicherungsrechtlich unter bestimmten Voraussetzungen als vorübergehende Entsendung behandelt werden. Die DVKA weist ausdrücklich darauf hin, dass die private Initiative des Beschäftigten eine Entsendung nicht grundsätzlich ausschließt, wenn der Arbeitgeber der Auslandstätigkeit zustimmt und die weiteren Voraussetzungen erfüllt sind.
Zum Nachweis des anzuwendenden Sozialversicherungsrechts ist insbesondere bei Tätigkeiten in EU-/EWR-Staaten oder der Schweiz die A1-Bescheinigung von Bedeutung. Die erforderliche Prüfung und Beantragung sollte daher vor Beginn der Workation erfolgen. A1-Anträge werden seit 2025 grundsätzlich elektronisch gestellt.
Für Staaten außerhalb dieses Bereichs können wiederum andere Regelungen oder bilaterale Sozialversicherungsabkommen gelten.
Kann durch eine Workation eine Betriebsstätte entstehen?
Für Arbeitgeber stellt sich zusätzlich die Frage, ob die Tätigkeit eines Mitarbeiters im Ausland steuerliche Verpflichtungen für das Unternehmen auslösen kann.
Ein wichtiger Aspekt ist dabei das sogenannte Betriebsstättenrisiko. Unter bestimmten Umständen kann eine dauerhafte oder dem Unternehmen zurechenbare Tätigkeit im Ausland dazu führen, dass dort eine steuerliche Betriebsstätte angenommen wird. Das kann beispielsweise Registrierungs-, Erklärungs- und Steuerpflichten des Unternehmens nach sich ziehen.
Bei einer kurzfristigen Workation ist dieses Risiko nicht automatisch gegeben. Es hängt stark von den Umständen des Einzelfalls und vom jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommen ab. Anders kann die Beurteilung beispielsweise ausfallen, wenn Beschäftigte regelmäßig und dauerhaft aus einem anderen Staat arbeiten, dort Geschäftstätigkeiten für das Unternehmen ausüben oder eine besondere Funktion beziehungsweise Abschlussvollmacht besitzen.
Gerade Arbeitgeber sollten daher klare Grenzen für Dauer, Häufigkeit und Art der Tätigkeit während einer Workation definieren.
Auch Arbeitsrecht und Aufenthaltsrecht beachten
Steuer und Sozialversicherung sind nicht die einzigen Themen. Je nach Zielland können auch arbeitsrechtliche, aufenthaltsrechtliche und gegebenenfalls visarechtliche Vorgaben relevant sein.
Innerhalb der EU ist die Situation für EU-Bürger aufgrund der Arbeitnehmerfreizügigkeit grundsätzlich einfacher. Bei Workations außerhalb der EU sollte dagegen unbedingt geprüft werden, ob der jeweilige Aufenthaltsstatus die Ausübung einer beruflichen Tätigkeit überhaupt erlaubt. Ein touristischer Aufenthalt bedeutet nicht automatisch, dass dort auch gearbeitet werden darf.
Hinzu kommen praktische Fragen wie Datenschutz, IT-Sicherheit, Unfallversicherung und der Umgang mit vertraulichen Unternehmensdaten.
Klare Vereinbarungen schützen beide Seiten
Unternehmen, die Workations ermöglichen möchten, sollten deshalb einheitliche Regeln schaffen. Sinnvoll ist insbesondere eine schriftliche Vereinbarung, in der beispielsweise Zielland, Zeitraum, Arbeitsort und Erreichbarkeit festgehalten werden. Auch die DVKA empfiehlt bei einer vorübergehenden Auslandstätigkeit eine schriftliche Vereinbarung über die Befristung.
Vor Beginn einer Workation sollten insbesondere Lohnsteuer, Sozialversicherung, A1-Bescheinigung, Aufenthalts- und Arbeitsrecht sowie ein mögliches Betriebsstättenrisiko geprüft werden.
Fazit: Erst prüfen, dann den Laptop einpacken
Eine Workation lässt sich in vielen Fällen problemlos umsetzen – sie sollte aber nicht spontan ohne Abstimmung erfolgen. Schon wenige Arbeitstage im Ausland können Fragen aufwerfen, die bei einem normalen Urlaubsaufenthalt keine Rolle spielen.
Insbesondere bei längeren Aufenthalten, regelmäßigem Arbeiten aus dem Ausland oder Workations außerhalb der EU empfiehlt sich eine individuelle Prüfung. Arbeitgeber wiederum profitieren von einer verbindlichen Workation-Regelung, die festlegt, welche Länder und Zeiträume zulässig sind und welche Prüfungen vorab erforderlich sind.
Unser Tipp: Planen Sie eine Workation möglichst frühzeitig und lassen Sie die steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Rahmenbedingungen vor Reisebeginn prüfen. So lässt sich mobiles Arbeiten im Ausland genießen, ohne dass im Nachhinein unerwartete steuerliche Verpflichtungen entstehen.
Wir unterstützen Arbeitnehmer und Arbeitgeber gerne bei der steuerlichen Beurteilung grenzüberschreitender Tätigkeiten und bei der Frage, welche Besonderheiten im konkreten Fall zu beachten sind.
